Les processus de recrutement et le choix de votre solution sont les 2 facettes d'une même problématique : comment rendre mon organisation plus efficace pour avoir plus de temps à consacrer aux candidats et aux opérationnels ?
Votre processus de recrutement a une influence sur le choix de la solution, notamment par les fonctionnalités dont doit disposer la solution de gestion du recrutement pour matcher votre organisation.
Mais la solution, quelque soit votre choix, va aussi modifier votre organisation recrutement : passer d'un recrutement manuel ou semi-manuel à un recrutement "électronique" modifie obligatoirement les processus !
Il doit y avoir un point de rencontre entre la solution et votre processus : chacun doit faire un pas pour arriver au compromis optimal.
Si vous cherchez une solution sans aucune modification de votre processus de recrutement, vous risquez fortement de ne pas utiliser tout le potentiel de la solution ou pire que les utilisateurs ne l'acceptent pas. L'ATS sera alors vu comme une contrainte et non comme une source d'efficacité. Dans la quasi-totalité des appels d'offres que j'ai vus, un point primordial du cahier des charges est l'adaptation de la solution pour coller à un processus de recrutement conçu à une époque où il n'y a avait pas d'outils ! C'est mal parti ...
Prenons un exemple classique : en l'absence de solution, une société classe ses CV manuellement dans des dossiers. Les comptes-rendus d'entretien et les commentaires sont inscrits directement sur le CV. Après la mise en place d'une solution, cette façon de fonctionner perdure. Le service recrutement conserve donc les CV au format papier puisque certaines informations présentes dessus ne sont pas dans la solution. La recherche d'un CV devient complexe puisqu'il faut regarder à la fois la version électronique et la version papier. Résultat (garanti !) : au bout de quelques mois, l'ATS ne sert que à poster des annonces et récupérer des CV, tout le reste se fait hors de l'outil. C'est une situation que j'ai observée de nombreuses fois.
Que faut-il faire ?
Si vous partez d'un processus de recrutement manuel, il faut prévoir un budget et/ou du temps pour réaliser une conduite du changement. C'est une partie importante de la mise en place d'un outil de gestion du recrutement. Elle est malheureusement trop souvent négligée. Elle doit concerner le service recrutement mais aussi les opérationnels. Si vous n'avez pas le temps ou le budget, choisissez une solution simple pour commencer avec des ambitions modestes. Dans quelques années, vous pourrez vous orienter vers des solutions plus complètes, une fois le processus mis en place.
Si vous le pouvez, n'hésitez pas à vous faire conseiller dans le cadre de l'assistance à maîtrise d'ouvrage (Externeo peut vous aider sur ce sujet). La mise en place d'une solution est le bon moment pour remettre en cause votre processus de recrutement et mettre en place les bonnes pratiques, notamment en terme de non discrimination.
Votre processus de recrutement a une influence sur le choix de la solution, notamment par les fonctionnalités dont doit disposer la solution de gestion du recrutement pour matcher votre organisation.
Mais la solution, quelque soit votre choix, va aussi modifier votre organisation recrutement : passer d'un recrutement manuel ou semi-manuel à un recrutement "électronique" modifie obligatoirement les processus !
Il doit y avoir un point de rencontre entre la solution et votre processus : chacun doit faire un pas pour arriver au compromis optimal.
Si vous cherchez une solution sans aucune modification de votre processus de recrutement, vous risquez fortement de ne pas utiliser tout le potentiel de la solution ou pire que les utilisateurs ne l'acceptent pas. L'ATS sera alors vu comme une contrainte et non comme une source d'efficacité. Dans la quasi-totalité des appels d'offres que j'ai vus, un point primordial du cahier des charges est l'adaptation de la solution pour coller à un processus de recrutement conçu à une époque où il n'y a avait pas d'outils ! C'est mal parti ...
Prenons un exemple classique : en l'absence de solution, une société classe ses CV manuellement dans des dossiers. Les comptes-rendus d'entretien et les commentaires sont inscrits directement sur le CV. Après la mise en place d'une solution, cette façon de fonctionner perdure. Le service recrutement conserve donc les CV au format papier puisque certaines informations présentes dessus ne sont pas dans la solution. La recherche d'un CV devient complexe puisqu'il faut regarder à la fois la version électronique et la version papier. Résultat (garanti !) : au bout de quelques mois, l'ATS ne sert que à poster des annonces et récupérer des CV, tout le reste se fait hors de l'outil. C'est une situation que j'ai observée de nombreuses fois.
Que faut-il faire ?
Si vous partez d'un processus de recrutement manuel, il faut prévoir un budget et/ou du temps pour réaliser une conduite du changement. C'est une partie importante de la mise en place d'un outil de gestion du recrutement. Elle est malheureusement trop souvent négligée. Elle doit concerner le service recrutement mais aussi les opérationnels. Si vous n'avez pas le temps ou le budget, choisissez une solution simple pour commencer avec des ambitions modestes. Dans quelques années, vous pourrez vous orienter vers des solutions plus complètes, une fois le processus mis en place.
Si vous le pouvez, n'hésitez pas à vous faire conseiller dans le cadre de l'assistance à maîtrise d'ouvrage (Externeo peut vous aider sur ce sujet). La mise en place d'une solution est le bon moment pour remettre en cause votre processus de recrutement et mettre en place les bonnes pratiques, notamment en terme de non discrimination.
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