Nous avons vu qu'il était important de se poser les bonnes questions pour choisir les fonctionnalités de la solution de gestion du recrutement qui va être installé (si vous n'avez pas lu la première partie, c'est par ici).
Fin du suspense, quelles sont ces fonctionnalités indispensables et accessoires (voir inutiles) ?
Bien sûr, c'est une classification personnelle et qui dépend fortement de votre contexte recrutement. J'ai volontairement omis les fonctionnalités ultra basiques proposées par tous les éditeurs.
Dans les fonctions indispensables, on peut citer (sans ordre particulier) :
- la possibilité de disposer d'un front office candidat bien intégré dans le site de la société, c'est à dire respectant sa charte graphique et sa structure de fonctionnement. Le candidat doit disposer des fonctionnalités indispensables de nos jours : flux RSS, mise en avant d'offres ("l'offre du jour"), création de compte (mais il ne doit pas être obligatoire), alerte email, etc ...
- le posting automatique des annonces sur les sites d'emploi. Ultra indispensable pour gagner du temps sur une tâche sans valeur ajoutée,
- la possibilité de passer rapidement en revue les nouveaux CV. Il faut un système qui permet de voir rapidement un CV (en général au format html) et de choisir une action (rejeter, mettre en stand by, etc ...). Si vous devez ouvrir les fichiers word, c'est beaucoup de temps de perdu,
- une page d'accueil utile, c'est à dire contenant de l'information (par exemple, les nouveaux CV, Mes tâches, etc ...),
- des outils de reporting bien calibrés. Ils doivent vous donner des informations quotidiennes (par exemple sous forme d'un graphique flash) mais aussi vous permettre de rentrer dans le détail des informations pour produire des statistiques très complètes
- la possibilité de mettre en avant un CV qui a telle ou telle caractéristique. C'est proche du scoring, fonctionnalité qui est malheureusement souvent décriée par les recruteurs. Elle vous permet d'être alerter si un CV arrive avec certaines caractéristiques (par exemple une certification particulière ou une formation précise),
- disposer d'alerte sur les tâches. Si par exemple, vous confiez la tâche de lire un CV à un opérationnel, il est intéressant de pouvoir recevoir une alerte lorsqu'un certain délais s'est écoulé
- pouvoir communiquer avec les opérationnels par email. Dans le cadre d'une solution de gestion du recrutement,il n'est en général pas nécessaire que le manager dispose de son propre accès à la solution (sauf dans les entreprises où le manager fait le recrutement en quasi autonomie). Cela évite la gestion de comptes peu utilisés. Le manager doit pouvoir interagir avec la solution par email via des liens web dans le mail.
- des actions automatiques en fonction du contexte et du statut des candidats. par exemple, quand un candidat passe au statut rejeté, un mail d'information doit lui parvenir pour l'informer.
Au chapitre des fonctionnalités peu utiles dans la pratique, il y a:
- le matching. Dans l'idée, faire matcher un questionnaire rempli par un candidat avec des offres est une bonne idée. malheureusement, les questionnaires ne sont souvent pas conçu dans cet esprit et les technologies en langage naturel ne sont pas encore au point. Dans quelques temps ...
- les workflows de validation d'offres. Si les processus de demandes de poste existent dans pratiquement toutes les entreprises, ils font en général intervenir des personnes qui ne sont pas utilisateurs de la solution. Il faut donc mieux que ce processus passe par l'email que par la solution (ou bien par l'email avec centralisation dans la solution),
- la gestion des équipes de recrutement. Complexe, ce n'est en général pas utilisé.
- la gestion des coûts. La fonction inutile par excellence pour 90% des entreprises. La gestion des coûts liés au recrutement exige une extrême rigueur pour pouvoir sortir des statistiques valables. En pratique, la rigueur s'étiole dans les semaines qui suivent la mise en œuvre de cette fonction
- les interfaces SIRH. Le plus souvent, les besoins d'interfaçage sont largement sur-estimés. Faire des interfaces est coûteux et long, mieux vaut y réfléchir à deux fois.
Il y en a probablement d'autres mais ce sont les principales. Comme d'habitude, une bonne réfelxion avant le lancement du projet vous évitera bien des erreurs !
Fin du suspense, quelles sont ces fonctionnalités indispensables et accessoires (voir inutiles) ?
Bien sûr, c'est une classification personnelle et qui dépend fortement de votre contexte recrutement. J'ai volontairement omis les fonctionnalités ultra basiques proposées par tous les éditeurs.
Dans les fonctions indispensables, on peut citer (sans ordre particulier) :
- la possibilité de disposer d'un front office candidat bien intégré dans le site de la société, c'est à dire respectant sa charte graphique et sa structure de fonctionnement. Le candidat doit disposer des fonctionnalités indispensables de nos jours : flux RSS, mise en avant d'offres ("l'offre du jour"), création de compte (mais il ne doit pas être obligatoire), alerte email, etc ...
- le posting automatique des annonces sur les sites d'emploi. Ultra indispensable pour gagner du temps sur une tâche sans valeur ajoutée,
- la possibilité de passer rapidement en revue les nouveaux CV. Il faut un système qui permet de voir rapidement un CV (en général au format html) et de choisir une action (rejeter, mettre en stand by, etc ...). Si vous devez ouvrir les fichiers word, c'est beaucoup de temps de perdu,
- une page d'accueil utile, c'est à dire contenant de l'information (par exemple, les nouveaux CV, Mes tâches, etc ...),
- des outils de reporting bien calibrés. Ils doivent vous donner des informations quotidiennes (par exemple sous forme d'un graphique flash) mais aussi vous permettre de rentrer dans le détail des informations pour produire des statistiques très complètes
- la possibilité de mettre en avant un CV qui a telle ou telle caractéristique. C'est proche du scoring, fonctionnalité qui est malheureusement souvent décriée par les recruteurs. Elle vous permet d'être alerter si un CV arrive avec certaines caractéristiques (par exemple une certification particulière ou une formation précise),
- disposer d'alerte sur les tâches. Si par exemple, vous confiez la tâche de lire un CV à un opérationnel, il est intéressant de pouvoir recevoir une alerte lorsqu'un certain délais s'est écoulé
- pouvoir communiquer avec les opérationnels par email. Dans le cadre d'une solution de gestion du recrutement,il n'est en général pas nécessaire que le manager dispose de son propre accès à la solution (sauf dans les entreprises où le manager fait le recrutement en quasi autonomie). Cela évite la gestion de comptes peu utilisés. Le manager doit pouvoir interagir avec la solution par email via des liens web dans le mail.
- des actions automatiques en fonction du contexte et du statut des candidats. par exemple, quand un candidat passe au statut rejeté, un mail d'information doit lui parvenir pour l'informer.
Au chapitre des fonctionnalités peu utiles dans la pratique, il y a:
- le matching. Dans l'idée, faire matcher un questionnaire rempli par un candidat avec des offres est une bonne idée. malheureusement, les questionnaires ne sont souvent pas conçu dans cet esprit et les technologies en langage naturel ne sont pas encore au point. Dans quelques temps ...
- les workflows de validation d'offres. Si les processus de demandes de poste existent dans pratiquement toutes les entreprises, ils font en général intervenir des personnes qui ne sont pas utilisateurs de la solution. Il faut donc mieux que ce processus passe par l'email que par la solution (ou bien par l'email avec centralisation dans la solution),
- la gestion des équipes de recrutement. Complexe, ce n'est en général pas utilisé.
- la gestion des coûts. La fonction inutile par excellence pour 90% des entreprises. La gestion des coûts liés au recrutement exige une extrême rigueur pour pouvoir sortir des statistiques valables. En pratique, la rigueur s'étiole dans les semaines qui suivent la mise en œuvre de cette fonction
- les interfaces SIRH. Le plus souvent, les besoins d'interfaçage sont largement sur-estimés. Faire des interfaces est coûteux et long, mieux vaut y réfléchir à deux fois.
Il y en a probablement d'autres mais ce sont les principales. Comme d'habitude, une bonne réfelxion avant le lancement du projet vous évitera bien des erreurs !
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